در دنیای امروز، مدیریت منابع انسانی و امنیت سازمان‌ها اهمیت زیادی دارد و به همین دلیل استفاده از ابزارهای الکترونیکی مانند سیستم حضور و غیاب و سیستم کنترل دسترسی ضروری شده است. هرچند این دو سیستم در نگاه اول مشابه به نظر می‌رسند، اما تفاوت‌های بنیادینی دارند؛ حضور و غیاب بیشتر بر مدیریت منابع انسانی تمرکز دارد، در حالی که کنترل دسترسی بر امنیت فیزیکی و اطلاعاتی سازمان تأکید می‌کند.
سیستم حضور و غیاب برای ثبت ساعات کاری، محاسبه حقوق و دستمزد، مدیریت مرخصی‌ها و تهیه گزارش‌های مدیریتی به کار می‌رود. این سیستم دقت ثبت داده‌ها را بالا می‌برد و خطاهای انسانی را کاهش می‌دهد، اما کمتر به جنبه‌های امنیتی توجه دارد. در مقابل، سیستم کنترل دسترسی مشخص می‌کند چه کسی در چه زمانی و به کدام بخش از سازمان یا اطلاعات دسترسی داشته باشد. این سیستم با ابزارهایی مانند کارت RFID، رمز عبور یا فناوری‌های بیومتریک امنیت را افزایش می‌دهد و امکان ردیابی رفت‌وآمد را فراهم می‌سازد.
مزایا و معایب این دو سیستم نشان می‌دهد که انتخاب میان آن‌ها بستگی به نیاز هر سازمان دارد. شرکت‌های کوچک اغلب تنها به حضور و غیاب نیاز دارند، اما سازمان‌هایی که حفاظت از دارایی‌های فیزیکی و اطلاعات محرمانه برایشان مهم است، به کنترل دسترسی نیازمند هستند. از آنجا که حضور و غیاب بر بهره‌وری منابع انسانی و کنترل دسترسی بر امنیت تمرکز دارد، بسیاری از سازمان‌ها ترکیب این دو سیستم را بهترین راهکار برای مدیریت کارکنان و تضمین امنیت محیط می‌دانند.
دستگاه حضور و غیاب